El comprador enmedio de la tormenta.

Hola estimados colegas,

En este ocasión escribiré un poco acerca de una situación que a los compradores seguido nos sucede y siempre nos pone en altos rangos de estrés. Comenzaré con la siguiente pregunta: ¿No te ha sucedido que el departemento de compras siempre estás en medio de la tormenta, pero por lo general no está en ella a la vez? En este artículo relataré lo que me sucedió y cómo es que lo resolví.

Hace unos meses en la empresa actual que laboro, se rumoraba que vendría un proyecto gigantesco y que ocuparía una cantidad de materia prima («Cientos de toneladas»), por la cual la dirección general esperaba que compras consiguiera los mejores descuentos ya que el volumen lo ameritaba y debía darme la tarea de conseguirlos para ser lo más competitivos del mercado con la mejor ganancia posible («El mundo ideal»).

Una vez dicho y revisado el programa de producción me puse a negociar con los grandes productores, prometiéndoles comprar los «cientos de toneladas» que se necesitarían para poder cubrir la demanda de tan enorme proyecto, aún con la gran incertidumbre que México vive actualmente mis principales argumentos de negociación fueron:

1. Somos una empresa fuerte y tenemos un proyecto en puerta gigantesco.
2. Tenemos la capacidad de recibir de manera programada el material sin afectar los inventarios actuales.
3. Te prometemos la compra de «cientos de toneladas» por los próximos 4 meses.

Dichos los puntos anteriores los proveedores accedieron inicialmente a mantener los precios del año pasado y algunos llegaron hasta con descuentos descomunales de hasta un 20%, sabiendo que venderían «cientos de toneladas».

Llegó el día en el que el pedido del proyecto gigantesco aparecería, todo el equipo estaba listo para mostrar sus habilidades de planeación, negoaciación y entrega a la empresa, pero, ¡oh sorpresa! El proyecto gigantesco ya no era tan gigantesco, resulta que sólo se vendió al 15% de lo esperado y los «cientos de toneladas» ya no serían los cientos sino un 15% de lo negociado, debido a que el Cliente decidió reducirlo a ese tamaño por «la situación e incertidumbre del país».

En ese momento se desató la tormenta y el departamento debería mantener los precios negociados para los «cientos de toneladas» de materias primas, para que el proyecto fuera rentable y no tuviera pérdida.

Aquí es donde hago alusión al título de este artículo en donde el comprador enmedio de la tormenta vive dentro de ella, pero a la vez no puede hacer nada para ser participe en apaciguarla o librarla. Por lo que destaco las siguientes habilidades por las que un comprador debe tener:

• Capacidad para resolver problemas ambiguos.
• Comunicación efectiva tanto interna como externa para situaciones complicadas.
• Capacidad de negociación con sentido ganar / ganar.

Mencionadas las 3 habilidades anteriores y puestas en marcha se realizó un plan estratégico el cuál consistía de citar al 20% de los proveedores que representaban el 80% del gasto,el plan consistía en los siguientes puntos:

1. Mantener los precios con los descuentos ya acordados.
2. Desarrollarlos a largo plazo para mantener dicho descuento y asegurarles niveles de producción.
3. Establecer contratos a largo plazo para darles certidumbre de consumos planeados.

Con esto se logró mantener la rentabilidad del proyecto, entregar a tiempo los materiales y a la fecha tener la materia prima disponible a un precio mejorado, ya no fueron los «cientos de toneladas», pero se consigueron acuerdos a largo plazo, aquí cito el dicho: «más vale gota que dure, que chorro que se acabe.

Colegas, espero que les haya interesado este artículo y quedo atento a sus retroalimentaciones y comentarios.

MBA Eduardo Hernández