David Alberto Lopera Toloza[1], davidlopera21@gmail.com – 2017

Resumen.

En este artículo se ha pretendido resaltar la importancia que tiene la incorporación de los sistemas de información en las compañías dada la revolución en el campo de las telecomunicaciones y en el campo de la informática que hoy estamos viviendo. Esto alegando y exponiendo las diferentes razones por las cuales los sistemas de información son determinantes en el momento en el cual las compañías toman decisiones estratégicas para alcázar sus diferentes objetivos corporativos y mantener el éxito o la supervivencia de manera sostenida.

Abstract

In this article, we have tried to highlight the importance of the incorporation of information systems in companies, the revolution in the field of telecommunications and in the field of information technology we are living. This alleging and exposing the different reasons why information systems are determinant at the moment in which companies make strategic decisions to lift their different corporate objectives and maintain success or survival in a sustained manner.

Palabras claves: sistemas de información, eficiencia, información, rentabilidad.

Clasificación JEL: A11, O11, M10, M31.

Contenido

1.Introducción. 3

2.Los sistemas de información en las empresas. 4

2.1.Importancia de los sistemas de información en las empresas. 5

2.2.La calidad de los sistemas de información. 6

3.Metodología. 7

4.Conclusiones. 7

5.Referencias bibliográficas. 9

1.Introducción.

En los últimos años los sistemas de información han tomado una gran relevancia en las empresas, esto debido a que cada día aumenta la cantidad de datos y estos se multiplican a medida que pasan los minutos y horas agrupándose en dispersos lugares. Por tanto las empresas sienten la necesidad de recoger toda esta información para mantenerse informadas, además de tener la posibilidad de identificar entre todos esos datos cuales son los verdaderamente importantes (Barcos, 2007).

En Colombia hoy en día las compañías gestionan en cierta medida su información, sin embargo, en esta nueva era de las telecomunicaciones las compañías están obligadas a ir más allá del simple hecho de solo gestionar su información, puesto que la mayoría de los problemas que estas llegan a tener, radica en el hecho de que los directivos poseen cada vez más información pero menos tiempo para procesar, evaluar y aplicar dicha información.

Los sistemas de información le permiten a las compañías agrupar este tipo de información que se recibe de múltiples fuentes, sean estas internas o externas, para con ello asegurar una distribución más rápida y segura (Gómez y Suárez, 2014). Con esto también logran mejorar el rendimiento y reducir el tiempo para disponer de ello, lo que significa que esto le proporciona un acceso rápido a la información que requieren para la toma estratégica de decisiones. El acceso a este tipo de información puede estar al alcance de directivos o de colaboradores, los cuales pueden incorporarle otro tipo de herramientas que les permitan identificar patrones de demanda o pronosticar eventualidades que puedan tener un impacto en estas compañías.

El documento tiene la siguiente estructura. En la primera sección tenemos una introducción temática. En la sección dos se hace un acercamiento a la conceptualización en torno a los sistemas de información, se exponen la razones de su importancia en el sector real y sus diferentes elementos. Posteriormente se presenta la metodología y por último las respectivas conclusiones.

2.Los sistemas de información en las empresas.

A lo largo de la historia hemos visto las diferentes maneras que las empresas han empleado para recoger, procesar y difundir su información. Estas por su naturaleza curiosamente han cambiado considerablemente solo en los últimos años del presente siglo. Los diferentes avances tecnológicos han permitido adaptar sistemas especializados de telecomunicaciones, redes y el desarrollo de paquetes de software más económicos y de fácil uso, los cuales a su vez le han permitido a las grandes empresas del mundo desarrollar sus propios sistemas de información.

Pretender definir el concepto de sistemas de información pasa también por definir primeramente en qué contexto nos encontramos, insinuando también entonces, que su definición tiene una extensa data.

Algunos autores definen a los sistemas de información como un cúmulo de procesos integrales que tratan a un almacén de datos estructurados de acuerdo al ordenamiento de la organización poseedora del mismo (Andreu, Ricart y Valo, 1991, citados por Hernández, s.f.) otros como (Laudon K y J, 1996 citados por Hernández, s.f.) lo definen como “aquel conjunto de componentes interrelacionados que capturan, almacenan, procesan y distribuyen la información para apoyar la toma de decisiones, el control, análisis y visión de una organización”. En este punto es importante resaltar que existe una diferencia entre los sistemas de información y las tecnologías de información. Estos últimos suelen ser los diferentes equipos informáticos, software y equipos de telecomunicaciones. Por otro lado los sistemas de información se configuran como un concepto mucho más amplio, ya que estos pasan por comprender las realidades de las organizaciones además de identificar sus necesidades en términos de la información, presentar las posibles soluciones y los medios requeridos para los mismos.

En la actualidad las empresas especialmente las medianas y pequeñas, están teniendo un problema muy curioso pero de mucho cuidado, la sobreinformación. Fenómenos como la globalización nos permiten acceder a un flujo de información jamás experimentado. Algunos expertos afirman que en los últimos 30 años la humanidad ha recibido más información que la que llego a recibir desde su comienzo, y esta se está duplicando a través de los años a una tasa exponencial.

Si antes considerábamos un problema no tener información o tener un escaso flujo, hoy tener de más también lo es cuando no se tienen las herramientas adecuadas para su control. Antes las empresas u organizaciones tardaban mucho tiempo en estar informadas, eso evidentemente conjugado por la correlación que esto tuvo con los avances de la época en el campo de las telecomunicaciones y la informática. Hoy por hoy los individuos a cargo de las organizaciones reciben grandes cantidades de información en intervalos de tiempo cada vez más reducidos, por tanto, esto nos indica que aquel factor que se tenía antes en mayor cuantía en relación a la información, hoy ya no lo tenemos (el tiempo). Este cambio en los papeles implica que los directivos hoy al tener cada vez más información disponen de menos tiempo para utilizarla de manera adecuada y eficiente, por lo que la calidad de la información que se recibe se convierte es un aspecto de mucha importancia (Mosquera, Rincón, y Gracia, 2001).

2.1.Importancia de los sistemas de información en las empresas.

Históricamente hemos visto que las empresas direccionan grandes esfuerzo para aumentar la capacidad de ofrecer un mejor producto o servicio, uno más competitivo que el de sus competidores. Esta posición tiene como principal razón según las empresas, ser la más fuerte fuente para aumentar la rentabilidad, sin embargo, hoy como avanzan las cosas las empresas no deben preocuparse solo por la eficiencia operativa, sino también por la eficiencia estratégica. Tomar decisiones más rápidas y más acertadas que la competencia proporciona ventajas sustanciales. Tener la habilidad para determinar las necesidades a priori en innumerables ocasiones nos pondrá un escalón por encima de los demás participantes de un determinado sector. Es claro que existe una carrera por parte de las empresas en la dimensión de la información para poseer tales ventajas en el mercado, esto exige que las empresas tengan en su poder los medios más adecuados para procesar, evaluar y aplicar la información y ponerla a disposición de los responsables de las compañías, para con ello tener una mayor eficiencia estratégica y alcanzar los objeticos corporativos.

Las compañías deben ser conscientes de que está en juego la oportunidad de persistir o la desdicha de sucumbir en el mercado. Por supuesto que el éxito está en función del poder dominar los medios para gestionar la información que proviene de las diferentes fuentes de información. Para darnos una idea de esto, las compañías pueden recibir información de fuentes internas o externas. Las fuentes internas están expresadas en la información que brindan los clientes, los suscriptores, el área de gestión humana, la infraestructura, de la capacidad instalada, el nivel de inventarios, etc., por otro lado las fuentes externas están expresadas en la información científica, técnica, tecnológica y competitiva, tecno-económica, jurídica y reglamentaria, de seguridad, cualitativa y general, etc. Con todo esto obligatoriamente deben pugnar las empresas para tomar las decisiones más adecuadas si quieren garantizar el éxito.

Es cierto que muchas empresas en el mundo ya han podido desarrollar sus propios sistemas de información con el fin de darle soporte y automatizar sus procesos de negocio, no obstante, aún falta mucho por hacer. Estos sistemas de información están dirigidos a capturar de manera rápida y eficaz los datos correspondientes a los distintos fenómenos que tienen incidencia en el negocio, sin embargo, estos han prestado escaso soporte al proceso de toma de decisiones, es decir, en innumerables casos se ha necesitado examinar de manera profunda la información generada a parir de los datos acumulados en el desarrollo de las actividades de su negocio. Aquí también es importante resaltar la diferencia de lo que entendemos por datos y lo que entendemos por información.

Los datos son los diferentes eventos recopilados en la organización y están todavía sin procesar, por otro lado la información es aquella que se genera una vez procesamos todos estos datos recogidos. En este punto lo que se tiene puede dar una mayor utilidad a la organización, es decir, los datos procesados generan un mayor valor que en su estado original (Cáceres, 2014).

Lo que se pretende en últimas, es hacerle entender a las compañías que hoy en la nueva era de las telecomunicaciones, sus sistemas de información domésticos deben sufrir una transición, en la cual se debe pasar de los sistemas transaccionales a sistemas informacionales. Si en su defecto esto no se hace, sus competidores que por cierto si lo harán, van a gozar de un mejor posicionamiento en el mercado o dicho en otras palabras, sus competidores van aumentar de manera sostenida la captura de mercado.

Tabla 1. Características de los sistemas transaccionales e informales.

Fuente: Elaboración propia.

2.2.La calidad de los sistemas de información.

Se dice que la utilidad de los sistemas de información se hace evidente en el momento que se presentan los resultados de los diferentes procesos del negocio y de las decisiones tomadas. En este contexto las decisiones algunas veces conllevan el riesgo de equivocarse y generar situaciones adversas en el negocio. Por esto último se dice siempre que es importante reducir el máximo el riesgo. También se dice que cuando los sistemas de información se utilizan de forma adecuada y absoluta, las decisiones se toman en condiciones de certidumbre, es decir, con un nivel de riesgo nulo. Por otro lado, si no se tienen sistemas de información o los que se tienen no son sistemas de información de corte informacional, aumentará la incertidumbre en la toma de estratégica de decisiones, es decir, con existencia de un riesgo creciente. Por tanto, para que los sistemas de información sean de calidad, deben generar el tipo de información que las compañías requieran para la toma estratégica de decisiones, de forma oportuna, completa, segura y el formato adecuado.

Los alcances de los sistemas de información son muy amplios, estos van desde las aplicaciones de los aportes de la escuela francesa como lo es el análisis estratégico prospectivo a través de software como MIC MAC, MACTOR, SMIC, etc., hasta las aplicaciones de los aportes de la escuela anglosajona como lo es el forecasting a través de software con lenguajes r como R PROJECT, TSP, EVIEWS, LIMDEP, etc. También podemos aplicar los diferentes aportes de la literatura financiera y de ingeniería.

Cuando las empresas incorporan a sus procesos cotidianos de negocio este tipo de sistemas de información adquieren un soporte sólido para la toma estratégica de decisiones, pero además, adquieren otros beneficios en sus modos de trabajo y que tiene incidencia en tres variables. En la variable económica, por ejemplo, se presentan reducciones en los costos generales y operativos, se mejora la eficiencia en los procesos operativos y en la imagen de la empresa. En la variable referida a la forma de realización del trabajo, elimina algunos reproceso y genera unos nuevos pero más eficientes que agiliza de tareas, por último en la variable emocional, relacionadas con el miedo y ansiedad que se provoca en las personas que trabajan en las empresas, en torno a las consecuencias que desde el punto de vista de hábitos de trabajo que pueden tener.

3.Metodología.

La metodología que se empleó en este artículo es de tipo cualitativo, encaminada a establecer la importancia de los sistemas de información en las empresas, a razón de que nos encontramos en tiempos donde el recurso escaso no es la información sino el tiempo. Para este estudio se utilizó información obtenida de una compañía de venta directa. El estudio se desarrolló con el método descriptivo y además de ello, se pudo tener en cuenta para el análisis los diferentes momentos en el cual la compañía se enfrentó a situaciones de alto riesgo económico.

El fin de este trabajo es básicamente describir el impacto infalible e inverosímil que tienen los sistemas de información en las compañías en el mundo de hoy.

• Resultados.
• Referencias bibliográficas.

Es esencial contar con los recursos adecuados si queremos que esta propuesta tenga éxito. Sabemos que aproximadamente hace unos cuatros años, una compañía de venta directa vivió precisamente este tipo de transición en su sistema de información. En aquel entonces, la compañía no contaba con el personal idóneo para desarrollarlo, por lo cual la transformación de los datos a información útil era mecánica, tardía, insegura e incompleta. Hoy en día al tener un personal especializado en sistemas de información le permite a la empresa tener cualquier tipo de información, en cualquier formato y presentación en tiempo real y de manera segura. El resultado de ello además de lo ya mencionado, es que la compañía puede por ejemplo aprovechar con estos sistemas de información, oportunidades en el mercado de manera anticipada con lo cual puede de manera segura incrementar ventas e incluso, capturar más mercado.

5.Conclusiones.

Como sabemos en esta nueva era las comunicaciones el flujo de la información es cada vez más agresivo e incesante y ningún agente económico que quiera tener éxito puede hacer caso omiso a esto. Las empresas que son parte importante de la sociedad no están exentas de esto, por el contrario, son estas las que deben procurar siempre y en todo lugar tener los mecanismos para generar un debido control sobre todo este flujo de información. Los sistemas de información aparecen como la alternativa más conveniente para la gestión y procesamiento de este tipo de información, con el fin de ayudar a las empresas a alcanzar sus diferentes objetivos corporativos pues son estos los que les permiten tener una visión clara de lo que está pasando en su entorno y conforme a ello, tomar las mejores decisiones estratégicas con regularidad y en tiempo real. Esto es una señal clara de que todos los individuos debemos intentar ir a la par de los diferentes avances que hay en el mundo en los campos de la informática y las telecomunicaciones, de eso depende que tengamos algunas ventajas competitivas sobre nuestros competidores o que nos rezaguemos en relación a ellos.

Barcos, S., (2007), “Reflexiones acerca de los sistemas de información universitarios ante los desafíos y cambios generados por los procesos de evaluación y acreditación”, Documento en línea. Disponible en; http://www.scielo.br/pdf/aval/v13n1/a12v13n1.pdf.

Cáceres, E., (2014), “Análisis y diseño de sistemas de información”, Documento en línea.

Disponible en; http://www.facso.unsj.edu.ar/catedras/ciencias-economicas/sistemas-de-informacion-II/documentos/aydise14.pdf

Clavijo, P. y Jaramillo, R., (2014), “La importancia de los sistemas de información en las organizaciones automatizadas”, Documento en línea. Disponible en; http://www.unilibre.edu.co/revistaingeniolibre/revista-12/ar6.pdf.

Gómez, A. y Suárez, C., (2014) “La importancia de los Sistemas de Información de Marketing”,

Documento en línea. Disponible en; http://www.edisa.com/wp-content/uploads/2014/08/La_importancia_de_los_Sistemas_de_Informacion_de_Marketing.pdf

Hernandez, A., s.f. “LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN: EVOLUCIÓN Y DESARROLLO”, Departamento de Economía y Dirección de Empresas – Universidad de Zaragoza.

Mosquera, A., Rincón, D. y Gracia, M., (2001) “La organización basada en los sistemas de información” Opción, No. 34, pp. 68 – 85, Departamento de Ciencias Humanas, Facultad Experimental de Ciencias – Universidad del Zulia. Maracaibo.

Serrano, C., (2011). “La contabilidad en la era del conocimiento. Sistemas informativos contables”

Universidad de Zaragoza. Recuperado 30, 01, 2011. De http://ciberconta.unizar.es/leccion/introduc/482 .HTM

• [1] Lopera, D., es un estudiantes de decimo semestre de la Faculta de Economía de la Universidad Autónoma Latinoamericana. Este paper se realizó posteriormente a la culminación de las prácticas universitarias. Correo: david.loperato@unaula.edu.co.