Vacunas para la REUNIONITIS

¡Basta de reuniones que matan tu productividad!

Seguramente a todos nos ha pasado ir a una reunión sin saber qué tema se iba a tratar. Por lo tanto, sin preparar nada y que nos tomaran desprevenidos con alguna pregunta de la cual no teníamos información para responder.

También puede habernos pasado ser invitados a una reunión, asistir y darnos cuenta durante el desarrollo que no teníamos nada que ver con el tema. Así que éramos convidados de piedra, perdiendo además tiempo valioso para cumplir con nuestras obligaciones.

El peor escenario: reuniones infinitas sin rumbo

O peor aún, ir a reuniones infinitas donde se tocaban muchos temas, con solo algunos de nuestro interés o incumbencia porque eran a agenda abierta. Pero en las cuales no se llevaba minuta y se terminaba la reunión sin asignar fechas ni responsabilidades. Por lo que nos quedaba más la sensación de una obligada charla de café donde, nuevamente, perdíamos tiempo valioso.

Podría apostar que, a esta altura, muchos de ustedes estarán sintiéndose reconocidos en alguna de estas situaciones.

Diagnóstico: ¿Qué es la Reunionitis?

Bien, vamos a llamar a esto por su nombre habitual: REUNIONITIS, una enfermedad muy común en las organizaciones, de la cual es muy difícil escapar, muy contagiosa, pero de fácil cura.

Primer paso: Define una agenda clara y circula con antelación

Lo primero que deberíamos hacer para escapar de sus efectos es definir la agenda de la reunión de manera acabada. Esto va a hacer que todos los temas que se quieren tratar estén contemplados y que haya un horario de comienzo y fin predefinido.

Esta agenda, con los temas a tratar, debe circularse en forma previa con tiempo suficiente para que los participantes puedan preparar lo necesario para exponer o contestar.

Por supuesto, los integrantes invitados deben ser aquellos interesados o involucrados con estos temas. No sumar espectadores neutros, ni personas para hacer número.

Participa activamente: Preguntas antes de aceptar la invitación

Para ser más eficientes en combatir esta enfermedad, no debemos dejar todo en manos del organizador, sino participar activamente tanto en la invitación como en la respuesta a la misma brindando información necesaria. Para ello, podemos trabajar con una serie de preguntas:

• ¿Qué circunstancias hacen relevante (para nosotros y para el equipo) esta reunión?
• ¿Qué resultado(s) queremos obtener al final de la reunión?
• ¿Por qué estos resultados son importantes para nosotros?
• ¿Tenemos otra información significativa (profesional o personal) para compartir?

Durante la reunión: Preguntas para asegurar resultados

Y si estas preguntas fueron respondidas y la reunión realmente es importante para nosotros y nuestra participación, entonces hay otras preguntas para hacernos durante la misma:

• ¿Qué tareas nos hemos comprometido a hacer y para cuándo?
• ¿Ha quedado sin tratar algún tema importante para nosotros?
• ¿Se está llevando una minuta de la reunión con los temas tratados, tareas, responsables y fechas?
• ¿Cuál es nuestra reflexión final sobre la reunión (en cuanto a la tarea, a la relación entre las personas, y a nuestro estado de ánimo)?

Con esto nos aseguraremos de muchas cosas que nos atañen, pero en particular, que la reunión haya sido útil. Y en cuanto a la reflexión final, nos dará pautas de trabajo para afrontar una próxima reunión.

Evalúa el estado del arte en tu organización

Para medir el impacto de la reunionitis en tu equipo, realiza esta encuesta rápida con tus colaboradores:

1. ¿En una escala de 1 a 10, cuán productivas consideras las reuniones semanales? ¿Por qué?
2. ¿Recibes agendas con antelación en al menos el 80% de las reuniones? ¿Qué mejorarías?
3. ¿Cuántas reuniones semanales asistes que no requieren tu participación activa?
4. ¿Se asignan siempre responsables y fechas en las actas? ¿Qué pasa si no?
5. ¿Has perdido más de 5 horas semanales en reuniones improductivas? ¿Cómo lo recuperamos?

Y no olvidar que más vale prevenir que curar. Por lo que, si todavía no padecemos de REUNIONITIS o esta es incipiente, vacunarse con estos procedimientos va a ser de gran ayuda.

Conclusión: ¡Termina con la reunionitis hoy!

La reunionitis no es inevitable: es un hábito tóxico que drena energía, frena innovación y mata la productividad. Implementa agendas claras, preguntas estratégicas y minutas obligatorias para convertir cada reunión en un motor de resultados. ¡Tu equipo y tu tiempo lo merecen!

Llamado a la acción: Audita tus próximas 5 reuniones con estas herramientas. Comparte tus resultados en comentarios y etiqueta a un líder que necesite esta «vacuna». ¡Transforma tu organización ahora!

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