Elimine los cuellos de botella en su organización o su cuello será el que esté en peligro

Una escena cotidiana que revela un problema mayor

Supongamos que usted tiene una empresa de venta mayorista.

Todos los días llegan camiones a cargar mercadería que sus clientes han comprado. Sale a la playa y, asombrado, la ve llena de camiones esperando a cargar.

Hace un par de preguntas y se entera que los camiones tienen esperas de 4 o 5 horas para cargar.

Averigua un poco más y rápidamente encuentra la razón: Los camiones llegan sin aviso y hacen el pedido cuando llegan, con lo cual, hay que hacer todo el proceso de separar la mercadería, empacarla en pallets, efectuar el remito y cargarla, para darle salida al camión.

De inmediato instaura un proceso por el cual, los pedidos se hacen con 24 horas de anticipación, con lo cual, al llegar el camión su carga está lista y sale en menos de media hora.

Fácil resolución ¿no?

El verdadero desafío: detectar los cuellos ocultos

Bien, este sí era un problema fácil de resolver, pero ahora le pregunto ¿cuáles son los cuellos de botella en su organización?

Lo que encontramos usualmente es que la mayoría de las organizaciones los tienen y no son tan sencillos de resolver, en primer lugar, porque no es tan fácil encontrarlos, cambian de lugar o de proceso, y muchas veces no los podemos definir.

¿Qué es un cuello de botella?

Un cuello de botella es un apelotonamiento de elementos que pasan de un proceso a otro, y que ese otro no puede procesar.

El nombre viene de comparar con una botella donde el caudal del cuerpo es mucho más grande que el caudal del pico, por lo cual, la salida de cualquier líquido se retrasa.

Los elementos comparables con el líquido pueden ser: productos elaborados o semielaborados, documentos, decisiones, o cualquier otra cosa que pase de una persona a otra, de un área a otra, de un proceso a otro proceso.

Tipos de cuellos de botella

Los cuellos de botella se pueden dividir en dos grandes tipos:

• Corto plazo: problemas temporales, como la ausencia de una persona clave de un proceso la cual no tiene reemplazo, o una máquina que se rompe y provoca demoras hasta que es arreglada.
• Largo plazo: ocurren todo el tiempo, y normalmente por procesos mal definidos, infraestructuras poco acordes o maquinaria mal dimensionada.

Por qué debe eliminarlos

Es muy importante identificar y tratar de componer los cuellos de botella en la organización porque estos traen pérdidas monetarias, tiempo perdido, mala calidad de productos o servicios y la mayor parte del tiempo, insatisfacción de clientes y alto estrés del personal involucrado.

Dónde encontrarlos

Identificar estos cuellos de botella en una fábrica es bastante fácil porque uno puede ver dónde se van apilando las cosas.

En cambio, en los procesos de negocio el tema es mucho más complicado y difícil de detectar.

En principio, podemos tener en cuenta algunos indicadores que nos pueden marcar la existencia de estos cuellos:

• Alto nivel de estrés de una persona o área.
• Largos tiempos de espera de inputs para una tarea determinada.
• Mucha carga de trabajo en una persona o área que no es coherente con la del proceso que sigue.

Herramientas para la detección

Hay dos herramientas muy buenas para detectar estos cuellos de botella, el Flow-chart y la regla de los “5 por qué”.

Flow-chart:
Nos permite ver gráficamente la secuencia de pasos de cada proceso, ayudándonos a detectar en qué paso se está produciendo el cuello de botella.

La regla de los “5 por qué”:
Hace que, una vez detectado el problema, comencemos a recorrer las causas que lo producen respondiendo a la pregunta ¿“Por qué ocurre?” y generalmente, a las 5 iteraciones o antes llegamos a la causa raíz y podemos trabajar en la resolución de la misma.

La combinación de ambas herramientas es una poderosa estrategia para hallar los cuellos de botella, pero una vez encontrados, hay que trabajar en la solución.

Cómo solucionarlos

Para ello, también tenemos dos formas:

• Mejoramos la eficiencia del paso en donde se acumulan las cosas.
• Disminuimos el ingreso de cosas a este paso.

La estrategia a seguir dependerá de cuál es la solución de menor costo-beneficio.

Para incrementar la eficiencia del paso, algunos consejos:

• Asegurarse que todo lo que ingresa al paso esté libre de defectos.
• Remover actividades del paso que pueda ser efectuadas por otras personas u otros equipos.
• Sumar capacidad de proceso en el paso, ya sea de personas o máquinas.
• Capacitar al equipo o poner a los mejores a hacer la tarea.

Para disminuir, en cambio, solo hay que ralentizar los pasos previos.

Nuestra cadena productiva será tan débil como el más débil de los eslabones y tan lenta como el más lento de ellos.

No vale la pena tener procesos excelentes en la cadena si el cuello de botella elimina esa excelencia.

Claro que esto implica producir menos y no pareciera ser el mejor camino salvo que no nos quede opción.

Concluyendo

Resolver los cuellos de botella no es un lujo ni una mejora secundaria: es una condición para sobrevivir y crecer.

Cada minuto de espera, cada cliente insatisfecho y cada trabajador estresado son pérdidas que se acumulan silenciosamente hasta volverse insostenibles.

Un cuello de botella puede estar frenando su empresa hoy.

Identifíquelo, elimínelo y convierta la fluidez en su ventaja competitiva.

Reflexión personal

Por último, y como un buen ejercicio,

¿qué tal si hacemos este análisis con nuestro propio trabajo?

¿Tenemos cuellos de botella que nos afectan?

¿Somos uno o parte de uno?

Les aseguro que los va a dejar pensando un par de horas, pero la resultante puede ser liberadora…

Preguntas de autoevaluación para su organización

1. ¿Cuáles son los puntos donde más se acumulan tareas o decisiones?
2. ¿Qué persona o área sufre más sobrecarga constante?
3. ¿Dónde se producen las mayores demoras que afectan al cliente?
4. ¿Qué procesos dependen de una sola persona sin reemplazo posible?
5. ¿Cuántas veces se revisaron los procesos con un Flow-chart en el último año?
6. ¿Qué tanto aplicamos la técnica de los “5 por qué” en problemas recurrentes?
7. ¿Qué impacto financiero han generado los cuellos de botella en el último trimestre?

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