Como gestionar proyectos atendiendo al objetivo real

Cuando uno trabaja en proyectos o en funciones que impliquen crear cosas, normalmente está expuesto a varias fuerzas, que muchas veces son contrapuestas al objetivo real, que es, crear cosas a satisfacción del cliente, sea este interno o externo.

Una de estas fuerzas, es la organización definida con su estructura de reportes y sus objetivos por área, otra, las necesidades cambiantes del cliente y del mercado o entorno en donde se mueva, una más, las necesidades del propio personal participante en el proyecto, entre otras.

Por ello, comenzamos una lista de cosas a hacer (y no hacer) para ver cómo abordamos este tema y gestionar proyectos de una mejor manera:

· No de nada por sentado. Los supuestos son la gran perdición cuando estos no están documentados y entendidos, así como el sistema de creencias imperantes, o el famoso sentido de lo obvio (que luego tiene tantas definiciones como personas participantes). Clarifique a ultranza.

· Trabaje componiendo el producto final del proyecto, a través de partes funcionales demostrables. Nadie tiene la paciencia, las ganas, ni el tiempo de esperar un año por un producto final, sin ver y probar cómo van avanzando las cosas. Esto hace a la motivación del equipo y a la del propio cliente.

· Las prioridades son fijadas por el negocio, no por el equipo de proyecto. Esto hace que los cambios deban formar parte de la mecánica y no que el mismo sea un elemento disruptivo que sea necesario bloquear.

· Aunque una parte funcional esté aprobada, haga revisarla por el cliente en la entrega de otra relacionada. Cada entrega hace que cambie el punto de análisis, porque cambia el modo en el que funcionan las cosas.

· No ponga el acento en las herramientas de seguimiento, sino en la satisfacción del cliente. Para el objetivo real, poco importa que su gestión de proyectos sea un relojito si los productos obtenidos no satisfacen la necesidad de su cliente.

· Un contrato firmado no nos cubre de estar haciendo cosas que no se ajustan a las necesidades del cliente. Nuevamente, si tenemos que recurrir a un contrato firmado con nuestro cliente para discutir algo de lo que entregamos, no estamos en línea con obtener su satisfacción, y ya estamos en problemas.

· Maneje siempre los riesgos en función de su probabilidad de ocurrencia e impacto y hágalo saber al cliente. Los riesgos existen y en algún momento las cosas ocurren. Cada riesgo suma costos para el proyecto, aún antes de que ocurran porque deben estar tomadas algunas precauciones y esto hace al costo del proyecto. La decisión de hacer o no hacer está en manos del cliente y debe saber no solo cuánto va a gastar para obtener lo que pide, sino también lo que es probable que deba gastar cuando ocurran ciertas cosas.

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