El equipo que no supo crecer… hasta que aprendió a escucharse

Había una vez —como toda buena historia de transformación— un equipo que parecía estar bien.

Solo que no lo estaba.

Era una empresa del sector logístico, con más camiones que conversaciones útiles, más pedidos que planificación, y una oficina donde cada uno miraba su Excel como si fuera un salvavidas en medio de la tormenta.

Cuando llegamos desde ROI Agile, el gerente general, Marcelo, nos recibió con una sonrisa algo tensa.

«Necesito agrandar el equipo«, dijo. Y como buen mago corporativo, sacó de su galera un PowerPoint con gráficos en rojo y un organigrama que pedía refuerzos a gritos.

Pero no era tan simple.

El pedido parecía lógico: el área operativa estaba colapsada, las ventas venían en alza y las quejas por demoras eran pan de cada día.

Sin embargo, algo olía raro.

Y no era el café recalentado de la sala de reuniones.

La trampa del “más gente = más solución”

Nos sentamos con los equipos, observamos reuniones, analizamos flujos.
Y lo que encontramos no fue falta de manos, sino falta de foco.

Equipos fragmentados, tareas duplicadas, roles mal definidos y decisiones estratégicas escondidas detrás de urgencias operativas.

Les compartí una frase de Peter Drucker que me encanta y suelo repetir:

“No hay nada tan inútil como hacer con gran eficiencia algo que no debería haberse hecho en absoluto.”

Lo que necesitaban no era más personal. Necesitaban inteligencia organizativa.

Y así empezó el trabajo de verdad.

Diagnóstico: ¿agrandar el equipo o rediseñar el juego?

Creamos, junto al equipo, un mapa visual de los procesos clave.

Y allí saltaron las alertas:

• Un analista pasaba 6 horas a la semana copiando datos entre sistemas que no hablaban entre sí.
• La mitad de los reclamos respondidos por atención al cliente eran generados por errores en la carga de pedidos… que también se podían evitar.
• Había tareas operativas en manos de perfiles senior, que ya estaban agotados y no podían dedicarse a la estrategia.

Lo primero que hicimos fue rediseñar roles, automatizar procesos clave y eliminar tareas innecesarias.

Reorganizamos al equipo en células interfuncionales.
Cada célula tenía un propósito claro, métricas visibles y autonomía para decidir sobre su operación diaria.

Uno de los líderes, Laura, nos dijo después:«No sabía que podía trabajar menos y rendir más… solo necesitaba trabajar distinto.»

Cuándo sí sumar gente (y cómo no arruinar el equipo en el intento)

Ahora bien, no se trata de evitar contratar.
Se trata de saber cuándo, para qué y cómo hacerlo.

En este caso, una vez que se despejó el humo del caos operativo, descubrimos dos roles críticos que sí debían incorporarse:

• Un perfil analítico para inteligencia comercial, que ayudara a proyectar demanda y prever desvíos.
• Un coordinador logístico de terreno, que permitiera a los jefes de base salir del Excel y volver a la calle.

Pero no los elegimos como se elige el postre en una carta larga: “me parece que esto va”.

No.
Usamos nuestra matriz de ROI adaptativo: una herramienta que desarrollamos en ROI Agile para cruzar impacto, urgencia, nivel de escasez interna y costo de oportunidad.

Con eso no solo justificamos la contratación.
También definimos claramente el perfil que la organización necesitaba (no el que creían necesitar), el tiempo de retorno estimado y el plan de onboarding por competencias.

Y aquí viene otra clave: el talento no se incorpora, se integra.

Contratar a alguien sin haber preparado al equipo para recibirlo es como invitar a cenar y no poner un plato más en la mesa.

Estructurar el crecimiento no es un juego de azar

En otra empresa tecnológica que acompañamos, el CEO tenía una estrategia muy agresiva: “si vamos a crecer, contratemos ya”.

A priori, sonaba valiente.

Pero el resultado fue una torre de Babel de perfiles sueltos, onboarding caóticos y una rotación del 35% en los primeros seis meses.

¿El problema?

El equipo base no había madurado, no existía una cultura de mentoría interna, y nadie se hacía responsable de capacitar a los nuevos.

En cambio, cuando una organización estructura su crecimiento desde una mirada sistémica, como lo hacemos en nuestros programas de arquitectura organizacional adaptativa, se prioriza:

• Capacitar antes de expandir
• Probar con freelance o part-time roles que aún no justifican una planta fija
• Integrar tecnología que amplifique capacidades antes de duplicar puestos
• Diseñar trayectorias internas para promover desde adentro antes de salir al mercado

La diferencia entre contratar por desesperación o por visión estratégica está, muchas veces, en tener el coraje de esperar lo suficiente… y la inteligencia de no esperar de más.

¿Cómo saber si estás listo para sumar a alguien?

Te dejo una pequeña brújula que usamos en ROI Agile con nuestros clientes:

1. ¿La necesidad es permanente o estacional?
2. ¿El equipo actual está mal estructurado o solo sobrecargado?
3. ¿El cuello de botella está en personas, procesos o herramientas?
4. ¿El nuevo rol está alineado con los objetivos estratégicos?
5. ¿Existen datos claros que justifiquen el ROI de la contratación?
6. ¿El equipo tiene la capacidad de integrar y acompañar al nuevo talento?
7. ¿El perfil buscado podría desarrollarse internamente?

Consejos para prevenir problemas antes de agrandar el equipo

• No confundas urgencia con necesidad.
  Si todo parece urgente, el problema es la gestión del tiempo, no la falta de personal.
• Evalúa la eficiencia antes de pedir más recursos.
  El mejor indicador de que necesitas ampliar el equipo es que ya estás operando de manera óptima y aún así no llegas.
• Contratar es rediseñar la cultura.
  Cada nuevo ingreso impacta en el clima, la comunicación y las dinámicas del equipo.
  Prepará el terreno antes de sembrar.
• Define el éxito del puesto antes de buscar candidatos.
  ¿Qué debería estar pasando 3, 6 y 12 meses después del ingreso?
  Si no lo sabes, no estás listo.
• Escucha al equipo, incluso si no grita.
  A veces, el desgaste no se nota por las quejas, sino por las sonrisas que ya no aparecen.

Preguntas para evaluar el estado actual de tu organización

1. ¿Cada persona de tu equipo tiene claridad sobre su propósito, sus métricas y su aporte al resultado final?
2. ¿Cuántas veces en el último mes alguien dijo “esto lo podría hacer otra persona”?
3. ¿Hay tareas repetitivas que podrían ser automatizadas o delegadas?
4. ¿Cuántas contrataciones de los últimos 12 meses han sido realmente exitosas?
5. ¿El proceso de onboarding está documentado, probado y es ágil?
6. ¿Tu estructura fomenta el aprendizaje continuo o castiga el error?
7. ¿Estás contratando para tapar huecos o para construir futuro?

Al final, el armado inteligente de equipos no es solo un acto de crecimiento.
Es una declaración de principios:

“Creemos en nuestra gente lo suficiente como para hacer que cada nuevo ingreso sea una oportunidad para ser mejores todos.”

Y como decía Henry Ford,

“Reunirse es un comienzo. Mantenerse juntos, un progreso. Trabajar juntos, un éxito.”

Si te interesa aplicar esta mirada en tu organización, ya sabes: en ROI Agile no solo te ayudamos a crecer, sino a crecer bien.

Porque cuando los equipos se diseñan con inteligencia, la transformación no es una promesa… es una consecuencia.

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